קייטרינג לאירועים עסקיים: כך הופכים את האוכל לאחד הדברים שכולם ידברו עליו

אירוע חברה מוצלח מורכב מהרבה החלטות, אבל מעטות מהן מורגשות על ידי כל המשתתפים כמו האוכל. כשעשרות או מאות עובדים יוצאים להפסקה באותה שעה, כשהתפריט צריך להתאים להעדפות שונות וכשלוח הזמנים לא משאיר הרבה מקום לטעויות, בחירת הקייטרינג דורשת הרבה יותר מהחלטה מה יוגש. אז מה באמת צריך לקחת בחשבון כשמתכננים קייטרינג לאירועים עסקיים?

אין תפריט אחד שמתאים לכל אירוע עסקי

כנס מקצועי שמתחיל בבוקר אינו דומה למסיבת חברה בערב, ויום גיבוש לעובדים דורש פתרון שונה מאירוח לקוחות או השקת מוצר. לכן בחירת התפריט צריכה להתחיל בשלוש שאלות בסיסיות: מי הקהל, מתי אוכלים ומה מטרת האירוע.

בכנסים ובימי עיון אפשר להתמקד בבוקר במאפים, כריכים, סלטים, פירות ומנות קלות יחסית. באירוע שנמשך יום שלם תידרש לרוב ארוחה משמעותית יותר, אך כזו שתאפשר למשתתפים להמשיך לאחריה להרצאות או לפעילויות. באירועי ערב, ימי גיבוש ומסיבות חברה אפשר לבחור בתפריט עשיר יותר ולשלב בשרים, סושי, מנות רחוב ודוכני מזון.

גם מידת הפורמליות משפיעה על הבחירה. אירוח הנהלה או לקוחות עשוי להצדיק הגשה מוקפדת יותר, בעוד שאירוע עובדים מאפשר לעיתים פורמט משוחרר יותר. קייטרינג לאירועים עסקיים צריך, אם כן, להיבנות סביב אופי האירוע ולא לנסות להתאים את האירוע לתפריט קיים.

לא רק כמה אנשים מגיעים, אלא כמה מהם יאכלו באותו הזמן

יש הבדל משמעותי בין 200 משתתפים שאוכלים לאורך שעתיים לבין 200 עובדים שיוצאים יחד להפסקה של חצי שעה. לכן מספר המוזמנים אינו משמש רק לחישוב כמויות המזון, אלא משפיע ישירות על מערך השירות שנדרש במקום.

כדי למנוע עומסים ולשמור על קצב הגשה שמתאים לתוכנית, כדאי לבחון מראש כמה נתונים מרכזיים:

• משך הזמן המוקצה לאוכל

• מספר נקודות השירות

• כוח האדם בכל עמדה

• מיקום הדוכנים או הבופה ביחס לתנועת הקהל

• קצב ההכנה וההגשה של המנות

בופה מרכזי אחד יכול לעבוד היטב באירוע מסוים, אך להפוך לצוואר בקבוק באירוע אחר. כאשר קהל גדול מגיע לאוכל בפרק זמן קצר, פיצול לכמה נקודות שירות עשוי לפזר את העומס ולקצר את זמני ההמתנה. השאלה החשובה היא לא רק כמה אוכל צריך להכין, אלא באיזה קצב ניתן להגיש אותו.

מגוון נכון לא אומר להעמיס על התפריט

באירועי חברה נפגשים תחת קורת גג אחת עובדים ואורחים בעלי העדפות וצרכים תזונתיים שונים, משומרי כשרות ועד צמחונים, טבעונים ואנשים המתמודדים עם רגישויות למזון. לכן, בניית התפריט צריכה לספק מגוון מספק מבלי להעמיס באפשרויות שעלולות לסרבל את ההכנה ואת ההגשה.

היערכות מוקדמת מאפשרת לבחור מנות שיכולות להתאים למספר קבוצות במקביל, לצד חלופות ייעודיות במידת הצורך וסימון ברור שמקל על המשתתפים לבחור. באירועים שבהם נדרשת כשרות, חשוב להגדיר מראש גם את הרמה המתאימה ולבנות בהתאם תפריט בשרי או חלבי שמשלב פתרונות צמחוניים וטבעוניים.

בופה, דוכנים או פינגר פוד: הפורמט צריך להתאים לאופי האירוע

כאשר בוחרים קייטרינג ודוכני אוכל לאירוע עסקי, חשוב לבחון לא רק מה המשתתפים יאכלו, אלא גם כיצד הם צפויים לאכול. ארוחה שמתאימה לאירוע שבו כולם יושבים סביב שולחנות לא בהכרח תעבוד בכנס, באירוע נטוורקינג או ביום חברה שבו המשתתפים נמצאים בתנועה.

בופה מאפשר להציע מבחר ולתת לכל משתתף להרכיב לעצמו את הארוחה. פינגר פוד ומנות קטנות מתאימים במיוחד למפגשים שבהם אוכלים בעמידה או תוך כדי שיחה. דוכני אוכל מאפשרים לשלב כמה סגנונות קולינריים באותו אירוע, בעוד שפוד טראק יכול להתאים לימי חברה ולאירועי חוץ בעלי אופי פחות רשמי. כאשר האוכל מקבל מקום מרכזי יותר בתוכנית, אפשר לשלב גם עמדות שבהן המנות נחתכות, מורכבות או מוגשות במקום.

לצורת ההגשה יש גם השפעה על האווירה ועל מידת הפורמליות של האירוע.

מה באמת מסתתר מאחורי המחיר לאדם?

מחיר למשתתף הוא אחד הנתונים הראשונים שמופיעים בהצעת קייטרינג, אבל הוא לא תמיד מאפשר להשוות נכון בין ספקים. הצעה שנראית זולה יותר על הנייר עשויה שלא לכלול ציוד, כוח אדם או שירותים שמופיעים בהצעה אחרת.

לפני שמשווים מחירים, כדאי לבדוק אילו רכיבים כל הצעה כוללת:

• צוות הגשה ותפעול

• כלי אוכל וציוד נלווה

• הקמה ופירוק

• הובלה למקום האירוע

• משקאות וקינוחים

• עמדות, דוכנים או שולחנות הגשה

• פתרונות חשמל, חימום וקירור בהתאם לתנאי השטח

• עלויות נוספות במקרה של התארכות האירוע

לכן ההשוואה הנכונה אינה מסתכמת בשאלה כמה עולה מנה, אלא כמה יעלה בפועל להעמיד את מערך המזון שהאירוע דורש.

ספק טוב נבחן גם במה שקורה מאחורי הקלעים

המשתתפים פוגשים את הקייטרינג כשהמנות כבר מוכנות והעמדות פעילות, אבל חלק גדול מהעבודה שקובעת אם הכול יתנהל בצורה חלקה מתרחש עוד לפני שהם מגיעים.

"באירוע עסקי, האוכל צריך לעבוד לפי האירוע ולא להפך. אפשר לבנות תפריט מצוין, אבל אם ההגשה לא עומדת בקצב או שהפתרון שבחרנו לא מתאים למתחם ולקהל, זה יורגש מיד", אומר יוסי לובטון, מבעלי קייטרינג משהו מיוחד. "אחד הדברים שלומדים מניסיון הוא לזהות מראש איפה עלולות להיווצר בעיות ולבנות את המערך בהתאם. לפעמים נכון לעבוד עם בופה, לפעמים עם כמה דוכנים ולפעמים לשלב בין פורמטים. מבחינתי, קייטרינג מקצועי נמדד לא רק באוכל שיוצא מהמטבח, אלא גם ביכולת לגרום לכל המערך לעבוד בצורה מדויקת בזמן האירוע.", הוא מוסיף.

קייטרינג לאירועים עסקיים מתחיל בתכנון ולא בתפריט

בחירה של קייטרינג ודוכני אוכל לאירועים עסקיים אינה מסתכמת בתפריט שנראה טוב על הנייר. המבחן האמיתי הוא היכולת להפוך אותו למערך שעובד נכון בשטח, עומד בקצב של האירוע ונותן מענה לקהל שמגיע אליו. כשההיערכות נעשית מראש, האוכל משתלב באירוע באופן טבעי במקום להפוך לעוד משימה שצריך לנהל בזמן אמת.